淺議運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理會(huì)計(jì)檔案(下)

　　1、計(jì)算機(jī)管理會(huì)計(jì)檔案的收集。所謂計(jì)算機(jī)管理會(huì)計(jì)檔案的收集是指在一定的時(shí)間間隔內(nèi)(如一個(gè)會(huì)計(jì)年度)，把計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的所有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)拷貝(備份)存儲(chǔ)到磁性介質(zhì)或光盤上，從而形成脫離于原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案。財(cái)務(wù)部門應(yīng)把財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好，以防計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時(shí)間內(nèi)，在最小的損失下恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)。

　　除了備份之外，還應(yīng)收集計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)的型號(hào)、存儲(chǔ)空間的大小、外部設(shè)備的配套類型等;計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng);財(cái)務(wù)軟件的編程語(yǔ)言、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)類型;財(cái)務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號(hào);財(cái)務(wù)軟件的銷售與維護(hù)公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人以及與會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)相配套的各種說明書及使用手冊(cè)。

　　2、計(jì)算機(jī)管理會(huì)計(jì)檔案的保存。由于計(jì)算機(jī)管理會(huì)計(jì)檔案是存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤上的，根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時(shí)應(yīng)準(zhǔn)備雙份即采用“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份，并且每份上要注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名，并貼上寫保護(hù)，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)，以防止地震或火災(zāi)等意外情況引起整個(gè)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。在保存這些檔案時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，注意防潮、防塵等。對(duì)采用磁性介質(zhì)保存的檔案，還應(yīng)定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞，而使會(huì)計(jì)檔案丟失，造成無法挽救的損失。

　　此外，還應(yīng)注意計(jì)算機(jī)管理會(huì)計(jì)檔案與對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)軟件版本的一致性。因?yàn)樵诓煌姹拒浖滦纬傻臅?huì)計(jì)檔案其會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)有可能不同，這就有可能產(chǎn)生會(huì)計(jì)檔案不能被調(diào)閱或者產(chǎn)生某些預(yù)料外的錯(cuò)誤。因此，筆者建議計(jì)算機(jī)管理會(huì)計(jì)檔案除保存各版本的備份財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)外還應(yīng)保存對(duì)應(yīng)版本的會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)版本，二者的一致性是非常必要的。顯然，其收集與管理工作也是比較艱巨的。

　　3、計(jì)算機(jī)管理會(huì)計(jì)檔案的利用。即會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱。在長(zhǎng)期開展會(huì)計(jì)電算化的過程中，隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級(jí)，我們所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案會(huì)有下述兩種情況:(l)所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案的版本號(hào)與當(dāng)前會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)版本號(hào)一致，此時(shí)只需將您所需調(diào)閱的檔案通過計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)中的檔案調(diào)閱(或數(shù)據(jù)恢復(fù))功能進(jìn)行調(diào)閱即可;(2)所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案的版本號(hào)與當(dāng)前會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)版本號(hào)不一致，此時(shí)您只需在另外一臺(tái)電腦上安裝與此檔案相對(duì)應(yīng)版本的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，然后再進(jìn)行調(diào)閱。

　　三、運(yùn)用計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)檔案的整理與再利用

　　運(yùn)用計(jì)算機(jī)整理會(huì)計(jì)檔案有著與傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案所無法比擬的優(yōu)勢(shì)。通過整理可以利用歷年的數(shù)據(jù)對(duì)本單位、本部門進(jìn)行歷史會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的比較與分析，從而為單位決策者提供可靠的決策依據(jù)，另外還可以得出本單位、本部門的過去、現(xiàn)在與將來的發(fā)展情況與發(fā)展趨勢(shì)，使決策者在遵循市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)規(guī)律的前提下，制定出適合自身發(fā)展的行為規(guī)范，改善經(jīng)營(yíng)管理、提高經(jīng)濟(jì)效益。我們還可以利用計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)出一些有利于管理與決策的數(shù)據(jù)模型，建立一整套比較完善的決策支持系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)電算化會(huì)計(jì)檔案的再利用。

　　實(shí)行計(jì)算機(jī)管理會(huì)計(jì)檔案之后，除了日常的事務(wù)外，我們還應(yīng)對(duì)整個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性做一定的工作，如計(jì)算機(jī)病毒的防范等問題。做好了以上工作，我們有理由相信運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理會(huì)計(jì)檔案的工作一定會(huì)更好。

史老師