淺議運用計算機管理會計檔案(上)

　　一、運用計算機管理會計檔案的特點

　　傳統的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計核算專用材料，是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。這些史料和證據具有嚴格的數據平衡性、時序性和嚴肅性、不得隨意篡改。單位實行會計軟件以后，由于產生了許多依附于計算機磁性介質上的數據與文件，財務人員的所有日常工作以及歷年會計資料的調閱均在計算機上完成，隨之而使會計檔案賦予了許多新的特點。運用計算機管理會計檔案具有以下一些顯著特點：

　　1、運用計算機管理會計檔案不僅保留了傳統意義上的會計檔案，而且還包括存儲在計算機硬盤中的數據及其他磁性介質或光盤存儲的數據。即會計檔案存儲的范圍和領域擴大了。

　　2、傳統的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可以使用，才具有生命力。即會計檔案的調用需要一定的軟、硬件環境。

　　3、運用計算機管理會計檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統意義上的紙張，更主要的是磁性介質或光盤。即會計檔案的保管不僅是作為會計資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質或光盤。

　　4、運用計算機管理會計檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點，同時他們又受載體的質量、存放環境、存儲信息的有效期等條件的影響，即對會計檔案的安全性、完整性要求更高。

　　5、實行運用計算機管理會計檔案的時間越長，會計檔案與財務軟件的版本數越多，即會計檔案更需要科學地管理。

　　二、如何做好運用計算機管理會計檔案工作

　　為了更有效地做好運用計算機管理會計檔案工作，我們必須根據計算機管理會計檔案的特點，分別做好會計檔案的收集、管理與保存、利用等方面的工作。

史老師